Terugblik op een succesvol symposium

In de zomer van 2018 bezocht de top van de chlamydia-wetenschappers de provincie Utrecht voor het 14e International Symposium on Human Chlamydial Infections (ISHCI). Professor Servaas Morré van het VUmc en MUMC+ was de Chair van de 14th ISHCI en organiseerde deze samen met zijn collega Dr. Sander Ouburg. Morré deelt zijn ervaringen rond het organiseren van het congres.

Aan hoge eisen voldoen

“Dat we dit congres naar Nederland hebben weten te krijgen is opmerkelijk. De board van de ISHCI heeft bepaald dat het congres slechts een keer in de acht jaar in een niet-Amerikaans land gehouden mag worden. We waren dan ook zeer verguld toen de keuze op ons viel.” De beperkte mogelijkheden voor niet-Amerikaanse landen om mee te dingen naar de organisatie van het congres is niet de enige eis die de board stelt. De organisatie moet een afgelegen locatie bieden, de locatie moet beschikken over één zaal waar iedereen in kan, alle deelnemers moeten in hetzelfde hotel kunnen overnachten en de locatie moet in de buurt van een golfbaan liggen. Om aan die eisen te voldoen moet je van goede huizen komen.

Het bidboek aanbieden

Morré liet het congresbureau Klinkhamer een lijst met Nederlandse locaties opstellen die aan de eisen van de board voldoen. Een daarvan was Woudschoten Hotel & Conference Centre in Zeist. “En zo kwam ik in contact met Judith Huizing (Senior Sales Manager) van Woudschoten Hotel en met Monique en haar team van het UCB. Dat was al in 2015. Het UCB heeft ons toen onder meer geholpen met het maken van het bidboek. Dat bidboek aanbieden aan de ISHCI Board door Prof. Henry de Vries was een succes. Een boardlid vertrouwde mij toe dat ze nog nooit zo’n mooi bidboek hadden gezien”, herinnert Morré zich lachend.

Op locatiebezoek in Nederland

Op basis van de bidboeken maakt de board een shortlist van landen die mogelijk in aanmerking voor de organisatie van het ISHCI komen. Die landen worden bezocht in de 2^e fase waarin de board komt tot selectie. Zo ook Nederland: “Dat was in de nazomer van 2016”, herinnert Morré zich. “Judith en Monique hebben toen het programma georganiseerd met alles erop en eraan.” Dat maakte indruk. Na twee maanden wachten kwam in november van dat jaar kwam het verlossende woord: Het ISHCI kwam naar Nederland.

Organisatie van het congres

“En toen begon de derde fase”, vertelt Morré. “Het organiseren van het congres. Ook in deze laatste fase heeft het UCB ons erg goed geholpen zoals met de website, het congresdiner, de excursies etc. Naast praktische zaken heeft het UCB ons ook wegwijs gemaakt in de mogelijkheden voor de financiering van het congres. Zij weten hoe je aanvragen indient voor het Stimuleringsfonds.” Morré kijkt tevreden terug op een succesvol congres: “Wij hebben veel leuke reacties gekregen en velen vroegen zich zelfs af of het congres niet elke vier jaar in de Regio Utrecht kan plaatsvinden. Dat is eervol, want we hebben er allemaal hard aan gewerkt om de 14 ISHCI tot een succes te maken!”