Tips voor het uitzoeken van een congreslocatie

De eerste stap is gezet: er komt een congres. Maar op welke locatie? Nog voor de keuze voor Utrecht vastligt, is het belangrijk om een voorselectie te maken van mogelijke congreslocaties – en zelfs al enkele optionele reserveringen te plaatsen. Daarom staan de medewerkers van congreslocaties klaar om te helpen bij het definitief binnenhalen van een congres. Samen met hen kan er op basis van hun expertise een bidboek gemaakt worden. Als het tot een site-inspectie komt, speelt de locatie van het congres ook een grote rol.

De selectiecriteria
Het uitkiezen van een congreslocatie brengt veel selectiecriteria met zich mee. Hoeveel deelnemers zullen er verwelkomd worden? Hoeveel zalen zijn er nodig? Ook qua sfeer en uitstraling van de ruimte moet er rekening gehouden worden met de verwachtingen, gewoontes en financiële mogelijkheden van de doelgroep. In samenwerking met het Utrecht Convention Bureau kunnen deze cruciale selectiecriteria handig bepaald worden. Zelf aan de slag? Het Utrecht Convention Bureau maakte een handige checklist voor bij de keuze van een congresaccommodatie.

Uit het Highprofile Locatieonderzoek (2018) onder 626 opdrachtgevers van meeting en event locaties blijkt dat de volgende criteria het belangrijkst gevonden worden bij de locatiekeuze.

Uitstraling en sfeer
Ligging en omgeving
Prijs-kwaliteitverhouding
Catering (eten en drinken)
Bereikbaarheid met de auto en parkeergelegenheid
Service op de dag zelf
Aanwezigheid van meerdere zalen

Tips van de experts
Naast bovenstaande criteria, gaat het voornamelijk om uw eigen wensen en die van de doelgroep van het evenement die bepalen welke criteria uiteindelijk de doorslag geven. Natuurlijk is ook het gevoel dat de locatie geeft vaak erg belangrijk. Doe uw voordeel met onderstaande tips van de ervaren opdrachtgevers uit het Highprofile Locatieonderzoek.

Ga langs op een dag dat er een ander event is.
Het totale plaatje moet kloppen. Let vooral op de details. Deze geven vaak een heel goed beeld over de locatie.
Let goed op hoe de facturatie eruit ziet: Wanneer komt de eerste factuur? En wanneer kunt u deelnemersaantallen nog verlagen zonder kosten?
Vraag naar mogelijkheden voor mensen met een beperking. Dat geeft niet alleen inzicht in de daadwerkelijke mogelijkheden maar ook in de behulpzaamheid en in de bereidheid om oplossingen te vinden.
Let op personeel: hebben zij er zin in, zien zij uw evenement al voor zich, hebben zij leuke ideeën voor catering, de ruimtes en inrichting.
Bedenk van tevoren goed wat uw wensen zijn en wat u wel of niet zelf wilt regelen.

Locatie trends
De locatieplanners uit het Highprofile onderzoek voorzien een aantal trends voor de komende jaren bij locaties. De trend gezond en duurzaam staat op één, het liefst wordt er op een evenement gekozen voor biologische en streekproducten. Daarnaast worden bijzondere locaties steeds aantrekkelijker, want we gaan graag voor zo exclusief, excentriek en creatief mogelijk. Het zogenaamde ‘thuisgevoel’ op locatie wordt daarbij steeds belangrijker gevonden. Beleving is alles voor toekomstige evenementen! Een laatste trend is de alles-in-1 locatie, waarbij volledige verzorging aangeboden wordt.

Benieuwd waar u terecht kunt in de regio Utrecht?
Met de Venuefinder vindt u congres- en vergaderlocaties die het Utrecht Convention Bureau van harte aan kan bevelen. Zit uw ideale locatie er niet tussen, neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag met de zoektocht naar een geschikte locatie voor uw congres of evenement.