Dé checklist zakelijk congres organiseren

Een congres organiseren is niet zomaar iets, het wordt weleens vergeleken met het starten van een eigen bedrijf. Op financieel gebied moet veel geregeld worden, maar ook administratief en natuurlijk organisatorisch. Het Utrecht Convention Bureau geeft u kosteloos en onafhankelijk advies en ondersteuning voor het organiseren van uw congres. Maar we voorzien u vast van een aantal belangrijke punten waar u aan moet denken bij het organiseren van een congres.

Bidprocedure

U bent enthousiast en wilt een congres organiseren. Wellicht zijn er meerdere initiatiefnemers uit andere landen die zich kandidaat stellen voor datzelfde congres. Er zal een zogenaamde bidprocedure van start gaan. Een bid is een gespecificeerd voorstel dat door alle partijen ingediende worden bij het bestuur van de vereniging of een selectiecommissie. Het bestuur van de vereniging of de selectiecommissie beslist uiteindelijk in welk land en in welke stad het congres zal plaatsvinden.

Voor een bidprocedure moet veel informatie verzameld worden. Dit kan in de vorm van een bidboek of via een bidformulier. In elk geval moet er informatie verzameld worden omtrent data, locatie opties, prijzen en voorwaarden.

Naast het verzamelen van alle informatie kan een bidprocedure bestaan uit:

Het samenstellen van een speciaal comité (Local Organization Committee). Deze commissie verzamelt alle informatie en begeleid het gehele proces.
Het samenstellen van het bidboek of bidformulier.
Het lobbyen binnen de vereniging.
Het presenteren van het bidboek of bidformulier. Dit gaat vaak samen met een presentatie aan het bestuur van de vereniging of selectiecomité.
Het organiseren van een site inspectie. Wanneer je een congres gaat organiseren wil je natuurlijk ervaren wat Utrecht te bieden heeft en verschillende congres- en evenementenlocaties bekijken.

Een bidboek maakt op een inspirerende en grondige manier duidelijk waar uw uitnodiging voor staat. Naast de officiële uitnodiging bevat het onder andere aanbevelingsbrieven van instanties en overheden die aan het congres verbonden zijn.

Ondersteuning

Het Utrecht Convention Bureau werkt graag met u samen om het bidboek op te stellen. Ook in het begeleiden van een zo effectief mogelijke bidprocedure leggen we de nodige verbindingen met onze eigen expertise en die van andere belanghebbenden, zoals congreslocaties, de Professional Conference Organizer en de hotels.

Daarnaast beschikt het UCB over financiële mogelijkheden om de bidprocedures te ondersteunen. Hierdoor wordt het extra aantrekkelijk & gemakkelijk om een congres in Utrecht te organiseren. Door deze financiële mogelijkheden kunnen er onder meer bidboeken samengesteld worden, kan men naar de plaats van de presentatie en uiteindelijke werving vliegen, enkele beslissende commissieleden uitnodigen voor een bezoek aan Utrecht enzovoorts.

Het Utrecht Convention Bureau kan extra steun bieden door verbindingen te leggen met andere subsidie fondsen zoals van de Koninklijke Akademie van Wetenschappen en het Voorfinancierings- en Garantiefonds van het Nederlands Bureau voor Toerisme en Congressen. Daarnaast heeft de provincie Utrecht sinds 2022 het Stimuleringsfonds Kennisevenementen opnieuw beschikbaar gesteld. Hiermee investeert de provincie in de acquisitie van meerdaagse nationale én internationale wetenschappelijke congressen die aansluiten bij een gezonde stad en regio van en voor iedereen. De thema’s die hierbij aansluiten zijn gezond, groen en slim. De subsidie is bedoeld voor non-profit organisaties, nationale of internationale wetenschappelijke instellingen/verenigingen of een bevoegd vertegenwoordiger daarvan.

Promotie

Bij een congres organiseren, komt ook promotie kijken. Voor, tijdens en na het congres moet hier veel aan worden gedaan. Eenduidige en herkenbare marketing draagt bij aan een succesvol congres. Denk bijvoorbeeld aan een logo. Hier helpt de inzet van de volgende media bij: